Datenschutzerklärung BigBlueButton-Videokonferenz
 

Hinweise zur Verarbeitung Ihrer Daten gem. Art. 13 der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO)

Als Nutzende der Anwendung „BigBlueButton“ erhalten Sie in dieser Datenschutzerklärung die notwendigen Informationen darüber, wie und in welchem Umfang sowie zu welchem Zweck das Videokonferenzsystem „BigBlueButton“ personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet.

Verweise auf gesetzliche Vorschriften beziehen sich auf die Datenschutz-Grundverordnung (nachfolgend DS-GVO und das Hessische Datenschutz-und Informationsfreiheitsgesetz (nachfolgend HDSIG) in der ab dem 25.05.2018 geltenden Fassung.

Das Videokonferenzsystem „BigBlueButton“ ist ein Open-Source-Webkonferenzsystem, welches auf hierfür beauftragte Servern des Landes Hessen gehostet wird.

BigBlueButton unterstützt die gemeinsame Nutzung mehrerer Audio- und Videoformate, Präsentationen mit erweiterten Whiteboard-Funktionen – wie Zeiger, Zoomen und Zeichnen, öffentliche und private Chats, Desktop-Sharing, integriertes VoIP mit FreeSWITCH und Unterstützung für die Präsentation von PDF-Dokumenten und Office-Dokumenten sowie untergeordnete Online-Konferenzräume (sog. Breakout-Räume). Darüber hinaus können Benutzer in einer von zwei Rollen an der Konferenz teilnehmen: als “Zuschauer” oder als “Moderator”.

I. Geltungsbereich:

Diese Datenschutzerklärung gilt für das Videokonferenzsystem „BigBlueButton das unter der Adresse https://meeting.gaz-reichelsheim-lernplattform.de und abzurufen ist.

II. Verantwortlichkeit:

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf diesen Internetseiten ist:

Georg-August-Zinn Schule

Pestalozzistraße  10
64385 Reichelsheim
Tel.: 06164/5168-0 (Sekretariat)

eMail: info[ät]gaz-reichelsheim.de

III. Datenschutzbeauftragte:

Email: datenschutzbeauftragter@gaz-reichelsheim.de

Bitte sprechen Sie zuerst die verwantwortliche Stelle bzw. den Datenschutzbeauftragten an. In den meisten Fällen lassen sich dadurch Fragen klären und Beschwerden lösen.

IV. Hosting:

Das Internet-Angebot wird in einem deutschen Rechenzentrum (https://contabo.de/?show=home) im Auftrag der Georg-August-Zinn-Schule Reichelsheim betrieben.

1) Personenbezogene Daten:

Gemäß Artikel 4 DS-GVO sind personenbezogene Daten alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen identifiziert werden kann, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person ist.

Personenbezogene Daten werden nur erhoben, wenn der Nutzende in der Rolle des Moderators sich anmeldet.

Von jedem Teilnehmenden werden

Folgende personenbezogene Daten werden dann in der Rolle des Moderators verarbeitet:

Da es sich um eine Web-Anwendung handelt, werden die üblichen Verbindungsdaten in einem Logfile temporär gespeichert:

Weitere Daten, die evtl. gespeichert werden, sind Inhaltsdaten, die der Nutzende selbst im Rahmen seiner Arbeit oder seiner Teilnahme im Videokonferenzsystem BigBlueButton einstellt.

Die im Videokonferenzsystem BigBlueButton gespeicherten Inhaltsdaten werden mit dem Anmeldenamen, mit dem sich der Nutzende am System angemeldet hat, gespeichert und angezeigt.

Inhaltsdaten entstehen ebenfalls durch die Nutzenden selbst und in Abhängigkeit von ihrer Rolle. Nutzende können Inhalte freigeben wie z. B. Dokumente, Bildschirme, Fotos und Filme. Diese werden spätestens nach 5 Tagen gelöscht.

Wenn Nutzende das Videokonferenzsystem BigBlueButton verlassen (z.B. durch Beendigung der Konferenz), haben diese Anspruch darauf, dass Ihre Daten aus dem bestehenden System gelöscht werden. Die Löschung der persönlichen Informationen des Nutzenden erfolgt automatisch, wenn die Nutzenden nicht mehr zum Personenkreis der Nutzungsberechtigten gehören, 2 Stunden nach Session Ende. Alle Daten werden gelöscht, wenn der letzte Nutzende die Session verlassen hat.

Es können durch den BBB-Server keine Aufnahmen von den Videokonferenzen getätigt werden. Dies ist bereits so durch die Administratoren in der Installation der Software  eingestellt .

2) Speicherdauer und Speicherfristen:

Löschung der Daten des Nutzenden erfolgt nachfolgenden Löschroutinen:  

3) Nutzungsdaten:

Im Zeitpunkt der Registrierung werden zudem folgende Daten gespeichert:

Es werden personenbezogene Daten unserer Nutzenden grundsätzlich nur verwendet und erhoben, soweit dies zur Bereitstellung vom Videokonferenzsystem „BigBlueButton“ die und seiner Funktionen erforderlich ist.

Session Cookies

Das Videokonferenzsystem BigBlueButton verwendet ein Cookie das unter den jeweiligen Namen der Webseite (angepasst auf das jeweilige Studienseminar http://meeting-9xxx.bildung.hessen.de) abgespeichert wird. Dieses Cookie bewirkt, dass der Datenverkehr zwischen Kamera, Ton dem Nutzenden zugewiesen werden kann.

Aus technischen Gründen ist die Akzeptanz des Cookies unabdingbar.

Werden Cookies für das Videokonferenzsystem BigBlueButton deaktiviert, können die Funktionen der Website nicht vollumfänglich genutzt werden.

Server Logfiles

Mit dem Zugriff auf das Videokonferenzsystem BigBlueButton werden die IP-Adresse, Datum, Uhrzeit registriert und gespeichert. Die Logeinträge werden ausgewertet, um Störungen des Dienstes oder Angriffe auf den Dienst zu erkennen.

Diese Informationen dienen der:

Die Daten werden nicht an Dritte weitergeben und nach 5 Tagen gelöscht.

Die Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Anwendung und die Speicherung der Daten in Logfiles ist für den Betrieb des Videokonferenzsystem BigBlueButton zwingend erforderlich. Es besteht folglich seitens der Nutzenden keine Widerspruchsmöglichkeit.

SSL-Verschlüsselung

Um die Sicherheit Ihrer Daten bei der Übertragung zu gewährleisten, verwenden wir dem aktuellen Stand der Technik entsprechende Verschlüsselungsverfahren, z. B. SSL. Sie erkennen entsprechende Seiten an einem Schloss in der Adresszeile und der Angabe https. Dieses Übertragungsverfahren wird an den Stellen verwendet, wo sensible Daten übertragen werden, zum Beispiel beim Login oder für die Lernplattformen.

V. Empfänger oder Kategorien von Empfängern

In der Regel werden personenbezogene Daten, die Sie uns zu Ihrer Person mitteilen, nur durch die Technische Administration (derzeit) der LA (Support – Team) verarbeitet.

Zur Erfüllung unserer Aufgaben und Pflichten kann es aber erforderlich sein, dass wir die zu Ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten gegenüber natürlichen und juristischen Personen, Behörden, Einrichtungen oder anderen Stellen gegenüber offenlegen.

Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte

Die Weitergabe von personenbezogenen Daten findet grundsätzlich nicht statt.

Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte YouTube

Das System ermöglicht externe Videos (z.B. von YouTube) einzubetten oder zu streamen. Beim Aufruf solcher Videos kann es vorkommen, dass der Browser automatisch eine Verbindung zu verschiedenen Servern des jeweiligen Anbieters (z.B. Google) aufbaut, welche daraufhin sogenannte Third-Party-Cookies (Cookies von Drittanbietern) setzen. Das Medienzentrum Wiesbaden selbst verarbeitet diese Daten nicht. Zu welchem Zweck und in welchem Umfang die Anbieter (z.B. Google) die Daten verarbeiten, können Sie der Datenschutz-Erklärung des jeweiligen Unternehmens entnehmen. Durch das Setzen bestimmter Browser-Einstellungen können Third-Party-Cookies blockiert werden. Alternativ ermöglichen Browser-Plugins, diese Einstellungen gezielt für einzelne Websitesvorzunehmen – z.B. Privacy Badger oder Ghostery.

VI. Ihre Rechte:

Als Nutzer dieses Internet-Angebots haben Sie nach der DS-GVO und dem HDSIG verschiedene Rechte, die sich insbesondere aus Art. 15 bis 18, 21 DS-GVO und §§ 52 und 53 HDSIG ergeben:

1) Recht auf Auskunft:

Sie können Auskunft gem. Art. 15 DS-GVO oder § 52 HDSIG über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. In Ihrem Auskunftsantrag sollten Sie Ihr Anliegen präzisieren, um uns das Zusammenstellen der erforderlichen Daten zu erleichtern. Bitte beachten Sie, dass Ihr Auskunftsrecht durch die Vorschriften der §§ 24 Abs. 2, 25 Abs. 2, 26 Abs. 2 und 33 HDSIG § 52 Abs. 2 bis 5 HDSIG eingeschränkt wird.

Auf Anfrage können wir Ihnen nur innerhalb von 24 Stunden nach Session Ende Daten zur Verfügung stellen. Dies gelingt nur, wenn der Nutzende dem technischen Support seine IP Adresse mitteilt. Danach sind Ihre Daten vom System automatisch gelöscht.

2) Recht auf Berichtigung:

Sollten die Sie betreffenden Angaben nicht (mehr) zutreffend sein, können Sie nach Art. 16 DS-GVO oder § 53 HDSIG eine Berichtigung verlangen.

Der technische Support kann Ihre Daten nur innerhalb einer 24 Stunden Frist nach Beendigung ihrer Session löschen und damit ändern. Danach werden Ihre Daten vom System automatisch gelöscht.

3) Recht auf Löschung:

Sie können unter den Bedingungen des Art. 17 DS-GVO und der §§ 34 und 53 HDSIG die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Ihr Anspruch auf Löschung hängt u. a. davon ab, ob die Sie betreffenden Daten von uns zur Erfüllung unserer gesetzlichen Aufgaben noch benötigt werden.

Der technische Support kann Ihre Daten nur innerhalb einer 24 Stunden Frist nach Beendigung ihrer Session löschen. Danach werden Ihre Daten vom System automatisch gelöscht.

4) Recht auf Einschränkung der Verarbeitung:

Sie haben im Rahmen der Vorgaben des Art. 18 DS-GVO oder § 53 HDSIG das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu verlangen.

Eine Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten in BigBlueButton wird dazu führen, dass Sie das System nur eingeschränkt ordnungsgemäß nutzen können bzw. dass Sie BigBluebutton nicht nutzen können.

5) Recht auf Widerspruch:

Sie haben nach Art. 21 DS-GVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu widersprechen.

Ein Widerspruch zur Bearbeitung ihrer Daten führt dazu, dass eine Nutzung von BigBlueButton nicht möglich ist.

6) Recht auf Beschwerde:

Wenn Sie der Auffassung sind, dass wir bei der Verarbeitung Ihrer Daten datenschutzrechtliche Vorschriften nicht beachtet haben, können Sie sich mit einer Beschwerde an die behördliche Datenschutzbeauftragte der Hessischen Lehrkräfteakademie wenden, die Ihre Beschwerde prüfen wird oder an den Hessische Beauftragte für

Datenschutz und Informationsfreiheit,
Postfach 3163,
65021 Wiesbaden,
poststelle@datenschutz.hessen

(Stand: April 2020)